Бизнесті автоматтандыру

Нарықтық бәсекелестікті ескере отырып, бизнес иелері уақыт пен ресурстарды үнемдеп жұмыс процесстерін оңтайландыруы қажет. Сондықтан кәсіпорындар мен ұйымдар күнделікті қайталанатын жұмысты азайтып, қызметкерлер уақытын үнемдеу үшін бизнесті автоматтандырып жатыр. 

Автоматтандыру – бұл технологияны, бағдарламаны немесе жүйені пайдаланып,  адамның ұдайы араласуынсыз тапсырмаларды орындау. Яғни, тапсырмаларды орындаудың тиімділігін, дәлдігін және жылдамдығын жақсартуға, сондай-ақ қате тәуекелін төмендетуге мүмкіндік береді.

Бизнес процестерді автоматтандыру дегеніміз не?

Бизнесті автоматтандыру – бұл түрлі бизнес-процестерді оңтайландыру және автоматтандыру мақсатында технологиялық шешімдер мен бағдарламалық жүйелерді енгізу. Бизнесті автоматтандыру тиімділікті арттыруға жұмыс істеуді білдіреді

Бизнес процестерді автоматтандыру не үшін қажет?

Автоматтандыру не береді? Ол компанияларға стратегиялық маңызды міндеттерге назар аударуға, шығындарды қысқартуға және жалпы өнімділікті арттыруға мүмкіндік береді: уақытты үнемдеу, шығындарды қысқарту, пайданы ұлғайту және мақсатты аудиториямен, яғни клиенттермен қарым-қатынасты жақсарту.

Автоматтандыру жүйелерінің түрлері әр түрлі, олардың әрқайсысын қысқаша талдап көрейік және бизнесті автоматтандырудың қандай құралдары әрқайсысында пайдаланылады:

• Сатуды автоматтандыру – CRM-жүйелерді, сатуға арналған электрондық платформаларды, сату процестерін оңтайландыру және клиенттік базаны басқару үшін маркетинг жүйелерін енгізу. CRM жүйелері клиенттер туралы деректерді есепке алуға және талдауға, олармен өзара іс-қимыл тарихын жүргізуге, сондай-ақ сатуды басқаруға көмектеседі. Бұл түрдiң негiзгi артықшылығы – клиенттермен өзара iс-қимылды жақсарту, сату тиiмдiлiгiн арттыру, маркетингтiк науқан нәтижелерiн талдау.

• Төлемдерді автоматтандыру төлемдерді қабылдау және өңдеу процестерін автоматтандыру үшін төлемдерді өңдеу жүйелерін, электрондық төлем шлюздерін енгізу қажет. Осының арқасында бизнес транзакцияларды жылдам және сенімді өңдейді, қателіктер ықтималдығын азаяды.
• Бухгалтерияны автоматтандыру, яғни қаржыны есепке алу, есептілікті қалыптастыру, салық есебін автоматтандыру үшін бағдарламалық шешімдерді пайдалану. Бұл мануалды жұмысты азайтуға, есепке алудың дәлдігін арттыруға, қаржылық кезеңді жабу уақытын қысқартуға мүмкіндік береді.
• Қызметкерлерді басқаруды автоматтандыру жұмыс уақытын есепке алу жүйелерін, кадр ресурстарын басқару процестерін автоматтандыру үшін персоналды басқару жүйелерін енгізуді қамтиды. Артықшылықтары: персоналды тиімді басқару, жалақыны есептеудің автоматтандырылған процесі.
• Құжат айналымын автоматтандыру – құжаттарды жасау, қол қою, беру және сақтау үшін электрондық жүйелерді енгізу. Құжаттарды өңдеу, қағаз жұмысын қысқарту, құжаттардың қауіпсіздігін арттыру процестерін жеделдетеді.
• Қойма жұмысын автоматтандыру – бұл тауарларды қабылдау, сақтау және тиеп жөнелтудi автоматтандырудың қоймалық жүйелерiн, қорларды басқару жүйелерiн қолдану. Бұл автоматтандыру қорларды басқаруды оңтайландыруға, сақтау шығындарын азайтуға, есептегі қателер ықтималдығын азайтуға мүмкіндік береді.
• Клиенттермен қарым-қатынасты автоматтандыру чат-боттарды, клиенттердің сұрақтарына автоматтандырылған жауап беру жүйелерін, клиенттермен коммуникацияны жақсарту үшін CRM-жүйелерді пайдалануды қамтиды: e-mail жіберілім, чат-боттар және тағысын тағы. Бұл клиенттерге жылдам және дәл қызмет көрсетуге, клиенттердің қанағаттану деңгейін арттыруға мүмкіндік береді.

Бизнесті автоматтандырудың барлық түрлері бизнес-процестердің тиімділігін жақсартуға, мануалды жұмысты азайтуға, қателесу ықтималдығын төмендетуге және компанияның жалпы өнімділігін жақсартуға ықпал етеді.

Бизнес-процестерді автоматтандыру ағымдағы процестерді талдаудан бастап қолайлы технологияларды енгізуге дейінгі бірқатар қадамдарды қамтиды. Бизнес-процестерді автоматтандыруға көмектесетін жалпы жоспар:

1.  Ағымдағы процестерді талдау:
   • Компанияңыздағы ағымдағы бизнес-процестерді егжей-тегжейлі зерттеңіз.
   • Тар жерлерді, тиімсіздіктерді, қайталанатын міндеттер мен жақсартылуы мүмкін салаларды анықтау.
2.  Автоматтандыру мақсаттарын айқындау:
   • Автоматтандыру арқылы қол жеткізгіңіз келетін нақты мақсаттарды белгілеңіз. Бұл өнімділікті арттыру, міндеттерді орындау уақытын қысқарту, шығындарды азайту және т.б. болуы мүмкін.
     Қолайлы технологияларды таңдау:
3. Бизнес-процестерді автоматтандыру үшін технологиялар мен бағдарламалық шешімдер нарығын зерттеңіз.
   • Сіздің қажеттіліктеріңізге және бюджетіңізге ең жақсы сәйкес келетін технологияларды таңдаңыз.
4. CRM жүйесін енгізу:
   • Клиенттермен өзара іс-қимылды жақсарту, сатуды қадағалау және клиенттердің дерекқорын басқару үшін клиенттермен қарым-қатынасты басқару жүйесін (CRM) енгізу.
5.  Міндеттерді басқару үшін бағдарламаларды пайдалану:
   • Жұмыс процестерін жақсы ұйымдастыру және қадағалау үшін тапсырмалар мен жобаларды басқаруға арналған бағдарламалық құралдарды енгізу.
6.  Бухгалтерияны автоматтандыру:
   • Бухгалтерлік операцияларды автоматтандыру, шығыстар мен кірістерді есепке алу, есептілікті қалыптастыру үшін бағдарламалық шешімдерді енгізу.
7.  Қойма процестерін автоматтандыру:
   • Тауарлар қорларын тиімді есепке алу және басқару үшін қорларды және қойма бағдарламаларын басқару жүйелерін пайдалану.
8.  Персоналды басқару жүйелерін енгізу:
   • Жұмыс уақытын, қызметкерлерді бағалау және кадр процестерін басқару процестерін есепке алуды автоматтандыру.
9. Персоналды оқыту:
   • Қызметкерлерді жаңа жүйелер мен процестерге оқытуды қамтамасыз етіңіз. Оқыту өзгерістерді табысты іске асыру және жаңа технологияларды тиімді пайдалану үшін маңызды.
10. Мониторинг және оңтайландыру:
    • Автоматтандыруды енгізгеннен кейін процестерді үнемі мониторингілеңіз.
      Бизнес-процестерді оңтайландыруды жақсарту үшін тұрақты талдаулар жүргізіңіз.
11. Жүйелерді біріктіру:
    • Сіздің жүйелеріңіз бизнестің әртүрлі бөліктері арасында біртіндеп деректер алмасуды қамтамасыз ету үшін өзара жақсы интеграцияланғанына көз жеткізіңіз.
12. Қауіпсіздік стандарттарын сақтау:
    • Автоматтандыруды енгізу кезінде деректердің қауіпсіздігін қамтамасыз етіңіз. Ақпараттың құпиялылығын қорғау үшін қажетті шараларды қолданыңыз.
      Бизнес-процестерді сәтті автоматтандыру мұқият жоспарлауды, технологияларды мұқият таңдауды және қызметкерлер тарапынан қолдауды талап етеді.

Бизнес-процестерді автоматтандырудың тиімділігін өлшеу – бұл өзгерістердің қаншалықты табысты енгізілгенін және олардың компания нәтижелеріне қалай әсер ететінін бағалау үшін маңызды қадам. Автоматтандырудың тиімділігін бағалаудың бірнеше тәсілі бар:

1. Тиімділіктің негізгі көрсеткіштері (KPI): Бизнес-мақсаттарыңызды ең жақсы көрсететін тиімділіктің негізгі көрсеткіштерін анықтаңыз. Бұл, мысалы, міндеттерді орындау уақытын азайту, өнімділікті арттыру, клиенттерге қызмет көрсету сапасын жақсарту болуы мүмкін. Пайдаланылатын құралдар: пайдаланушы есептері, BI-жүйелері (бизнес-талдау жүйелері), мониторинг панельдері.
2. Сауалнама және кері байланыс: автоматтандырылған жүйелерді пайдаланатын қызметкерлердің пікірлерін жинаңыз. Сауалнамалар жаңа шешімнің қаншалықты ыңғайлы екендігі, оның олардың өнімділігіне және жұмысқа қанағаттанушылығына қалай әсер еткені туралы сұрақтарды қамтуы мүмкін. Құралдар: сауалнама платформасы, ішкі коммуникациялық құралдар.
3. Автоматтандыруға дейінгі және одан кейінгі өнімділікті салыстыру: автоматтандыруды енгізуге дейінгі және одан кейінгі бизнес-процестердің өнімділігі мен тиімділігінің негізгі көрсеткіштерін салыстыру. Бұл тікелей өзгерістерді бағалауға мүмкіндік береді. Құралдар: өнімділік бойынша есептер, салыстырмалы талдаулар.
4. Жүйелерді пайдалану дәрежесін талдау: қызметкерлердің жаңа автоматтандырылған жүйелерді қаншалықты белсенді пайдаланатынын бағалаңыз. Пайдаланушылар белсенділігінің мониторингі енгізу тиімділігін көрсетуі мүмкін. Құралдар: жүйелерді пайдалану логтары, пайдаланушылардың белсенділігін талдау.

Бизнес-процестерді автоматтандыру процесінде енгізудің табыстылығына әсер етуі мүмкін бірнеше таралған қателер бар:

1. Бизнес-процестерді түсінбеу;
2. Айқын стратегияның болмауы;
3. Қызметкерлерді тартудың жеткіліксіздігі;
4. Интеграциялық проблемалар;
5. Технологияны дұрыс таңдау;
6. Оқыту жоспарының болмауы;
7. Жүйенің артық күрделілігі;
8. Мониторинг пен оңтайландырудың болмауы.

Бизнес-процестерді автоматтандыруды енгізу қазіргі заманғы іскерлік ортада негізгі рөл атқарады, өйткені ол тиімділік пен өнімділікті арттырады, шығындарды төмендетеді, қателіктердің дәлдігі мен азаюуын жақсартады, бизнес-процестерді жеделдетеді, клиенттік тәжірибені жақсартады және тағысын тағы.